Hopp til innhold

Søk


Velg språk



Personvernerklæring

Sist oppdatert: 25. oktober 2024.

Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan disse blir behandlet og hvilke rettigheter du har.

Mye av vår registerdrift handler om å holde oversikt over hvem som har forpliktet seg til hva. Åpenhet og oversikt motvirker økonomisk kriminalitet. Pålitelig og saklig informasjon gir økonomisk trygghet. I forbindelse med forvaltningen av våre oppgaver registrerer vi personopplysninger.

Slik behandler vi personopplysninger

Alt av opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson er personopplysninger. Alle dokumenter som blir sendt til og fra Brønnøysundregistrene, blir skannet og lagret i våre saksbehandlingssystem eller i det elektroniske arkivsystemet Public 360. Noen opplysninger er gjenstand for registrering i et register, som for eksempel opplysninger i meldinger. Andre opplysninger kan være vedlegg til meldinger, klager eller andre typer henvendelser. I alle tilfeller vil du kunne finne personopplysninger i dokumentene.

De aller fleste opplysningene hos oss blir registrert med direkte hjemmel i lov, da de ulike særlovene regulerer hvert enkelt register. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6, nummer 1 (e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Hvis din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningens artikkel 9, nummer 2 (g). Særlige kategorier av personopplysninger er opplysninger som det etter loven skal mer til for å kunne behandle enn andre, for eksempel opplysninger om religiøs tilhørighet eller politisk oppfatning.

Personopplysninger vi behandler i registrene er først og fremst navn, adresse og fødselsnummer i tilknytning til rolle, rettigheter eller forpliktelser en person har. Vi registrerer også opplysninger om våre kunder når de bestiller informasjon og når de benytter tjenester med gebyr. Opplysningene dette gjelder er da i hovedsak navn, adresse, e-postadresse og kontonummer. I noen tilfeller blir fødselsnummer benyttet som identifikator, der hvor det er nødvendig.

Å benytte fødselsnummer er nødvendig for å sikre at vi registrerer riktig person, og dermed kvaliteten på opplysningene. Vi henter opplysninger om blant annet navn og adresse fra Folkeregisteret. Hvis det ikke er samsvar mellom for eksempel adressen som blir meldt og det som fremgår av Folkeregisteret, registrerer vi opplysningene fra Folkeregisteret. Vi opplyser ikke om fødselsnummer siden dette ikke er offentlig informasjon.

I de fleste tilfeller baserer registreringen seg på elektronisk innsending og behandling av melding. Det er de innmeldte opplysningene som blir behandlet. Som ledd i kontrollen av opplysningene innhenter vi i noen tilfeller nødvendig informasjon fra andre offentlige virksomheter eller andre kilder, som for eksempel Finanstilsynets konsesjonsregister over regnskapsførere og revisorer, Skatteetaten og Tilsynsrådet for advokatvirksomhet.

Våre avgjørelser baserer seg ikke bare på automatisert behandling. Vi utarbeider ikke personprofiler basert på personopplysninger vi innhenter.

Personopplysninger som blir registrert vil unntaksvis bli benyttet til testformål, når det er behov for å videreutvikle eller gjøre endringer i våre systemer og tjenester. Det er kun aktuelt å benytte personopplysninger når bruk av syntetiske data ikke er egnet eller bruk av slike data er uforholdsmessig ressurskrevende. I disse tilfellene iverksetter vi tiltak for å ivareta informasjonssikkerhet og den registrerte sitt personvern.

Vi trenger å sikre våre systemer, kontorer og lokaler, og benytter derfor kameraovervåking. Dette skal forhindre og avdekke innbrudd i våre lokaler. Vi lagrer opptakene syv dager før de blir slettet.

Henvendelser til oss via telefon, e-post eller post

Vi bruker telefonsystemet Phonero for å håndtere telefonhenvendelser, og vi tar vare på navn, adresse og telefonnummer som blir hentet fra nummeropplysningen. Hvis brukeren har ringt tidligere i løpet av de siste tre månedene, vil dette også fremgå. Personopplysningene som blir lagret i telefonsystemet, og som er nødvendig for å administrere og drifte dette, beholder vi en kort periode. Komplett logg blir slettet etter ett år. Hvis det er behov for personopplysninger for statistikk, blir disse anonymisert.

Når en bruker tar kontakt på e-post, tar vi vare på e-postadresse og personinformasjon som ligger i mottatte e-post. Disse opplysningene lagrer vi en måned for å kunne håndtere videre dialog med brukeren. Når en bruker tar kontakt med Bedriftsveiledning, på telefon eller via kontaktskjema på Altinn, tar vi vare på telefonnummer eller e-postadresse hvis vi har behov for å kontakte brukeren igjen. Vi tar også vare på postnummer for statistikkformål, men disse blir anonymisert. Opplysninger om brukeren blir lagret i en måned, slik at vi har mulighet til å fortsette dialog med brukeren. Deretter anonymiserer vi opplysningene.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6, nummer 1 (f). Den tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.

Våre ansatte bruker e-post både internt og eksternt, som en del av det daglige arbeidet med å forvalte våre register. Den enkelte ansatte er selv ansvarlig for å slette e-poster i sin egen e-postkonto etter hvert som de ikke lenger skal lagres. Når en medarbeider slutter blir e-postkontoen slettet.

Vi gjør oppmerksom på at e-post i utgangspunktet er ukryptert. Du bør derfor ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger på e-post. Selv har vi interne retningslinjer for hvilke opplysninger vi ikke skal sende per e-post, for eksempel gjelder dette fødselsnummer.

Dokumenter som blir regnet som saksdokument på grunn av at de er en del av saksbehandling, og fordi de fungerer som dokumentasjon, er omfattet av hovedreglene for dokumentoffentlighet, journalføring og arkivering. Det vil si at e-poster som blir regnet som saksdokumenter, skal journalføres. Det samme gjelder saksopplysninger som kommer inn via telefonhenvendelser. Disse blir journalført i saksbehandlingssystemet til det aktuelle registeret eller i arkivsystemet Public 360. Dette systemet bruker vi for elektronisk arkivering og behandling av dokumenter. Inngående og utgående post som ikke blir håndtert i et saksbehandlingssystem for det enkelte register, blir behandlet i Public 360. Systemet er levert av Tieto, er Noark 5-godkjent, og oppfyller de strengeste sikkerhetssertifiseringene.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6, nummer 1 (e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Hvis din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningens artikkel 9, nummer. 2 (g). Særlige kategorier av personopplysninger er opplysninger som det etter loven skal mer til for å kunne behandle enn andre, for eksempel opplysninger om religiøs tilhørighet eller politisk oppfatning.

Ansvar for personopplysningene

Vår direktør er ansvarlig for all behandling av personopplysninger hos oss. Det daglige ansvaret for å oppfylle våre plikter er lagt til leder for det aktuelle registeret og den elektroniske løsningen hvor personopplysningene er registrert.

Sikring av opplysninger

Vi har en samfunnskritisk funksjon og skjermingsverdige objekter. Dette stiller høye krav til sikkerhet. Vi har etablert styringssystem for informasjonssikkerhet som gjelder all vår virksomhet i tråd med ISO 27001.

Tilgang til personopplysningene i våre systemer er begrenset og styrt gjennom tilgangskontroller på bakgrunn av tjenstlig behov. Alle våre ansatte har taushetsplikt etter reglene i forvaltningsloven.

Rettigheter for den registrerte

Som registrert i våre registre, vil du ha rettigheter som følger av lovgivningen for det aktuelle register eller fagområde. I tillegg vil du ha rettigheter etter lovgivning som gjelder generelt. Vi er et forvaltningsorgan, og virksomheten vår blir regulert av forvaltningsloven med forskrifter. Loven regulerer blant annet saksbehandling, klagerett, taushetsplikt og partsinnsyn. Personopplysningsloven og GDPR (EUs personvernforordning) fastsetter blant annet vilkår for å behandle personopplysninger og rettigheter for den registrerte. Nedenfor følger generell informasjon om rettigheter for deg som er registrert. Vi gjør oppmerksom på at regelverket også inneholder en del unntak fra disse rettighetene, som ikke er gjengitt her. Hvis du ønsker å benytte deg av rettighetene, ber vi deg om å kontakte oss. Vi skal besvare henvendelsen din kostnadsfritt så snart som mulig, og senest innen en måned. Her finner du vår kontaktinformasjon.

Informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger

Som registrert har du rett til informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvem som er behandlingsansvarlig, formålet med behandlingen, det rettslige grunnlaget, hvilken kilde opplysningene stammer fra, eventuelle mottakere av opplysningene, lagringstid og dine rettigheter. Vi behandler for det meste personopplysninger som er meldt inn til oss i forbindelse med registrering i våre registre. I de fleste tilfeller framgår det av de ulike særlovene hvilke opplysninger vi skal registrere og hvordan vi skal behandle disse. Vi har gitt generell informasjon om dette i denne personvernerklæringen. Du kan i tillegg be om mer inngående informasjon ved å henvende deg til oss. Etter at opplysningene er registrert i våre registre, sender vi normalt ut en bekreftelse som viser hvilke opplysninger vi har registrert.

Innsyn i personopplysninger

Når du er registrert hos oss, har du rett til å be om innsyn i de personopplysningene som er registrert om deg og mer inngående informasjon om hvordan disse blir behandlet. Særlovene fastsetter at de fleste opplysningene i våre register er offentlig tilgjengelig for alle. I tillegg gir offentleglova vanligvis alle rett til å kreve innsyn i dokumenter som blir sendt inn og ut i forbindelse med registrering av opplysninger. Som offentlig etat er vi pliktig til å tilgjengeliggjøre de offentlige journalene våre på internett. Våre inngående og utgående saksdokumenter er gjort søkbar på internett gjennom publiseringstjenesten eInnsyn. Her kan du søke opp informasjon fra vår offentlige journal og be om innsyn. Det er også mulig å søke på personnavn, men kun i de første tolv månedene etter publiseringsdato. Unntak fra innsynsretten følger av ulike lover og forskrifter, blant annet forvaltningslovens regler om taushetsplikt.Som part i en sak har du rett til innsyn i sakens dokumenter i medhold av forvaltningsloven.

Retting av feil

Som registrert har du rett til å få opplysningene om deg rettet hvis de er feil. Dette skal skje uten ugrunnet opphold. Du kan også kreve at vi legger til opplysninger hvis det som er registrert er ufullstendig.

Retting av opplysninger skal vanligvis gjøres ved at den som har meldeplikt sender oss en melding om dette. Hvem som er meldepliktig og hvordan meldingen skal utformes, følger av lovverket for det aktuelle registeret.

Hvis vi oppdager at en opplysning er mangelfull eller feil, og dette skyldes vår saksbehandling, skal vi på eget initiativ rette feilen.

Vi mottar oppdateringer av opplysninger fra Folkeregisteret. Hvis du oppdager feil i opplysninger om for eksempel navn eller adresse, må du kontakte Folkeregisteret for å få rettet feilen.

Hvis du oppdager at en opplysning er feil eller mangelfull, anbefaler vi deg å ta kontakt med oss for å få informasjon om hvordan den aktuelle opplysningen kan bli rettet.

Arkivering og sletting

Sletting fra våre registre skjer i de fleste tilfeller på bakgrunn av at meldepliktig sender inn melding om endring eller sletting. Det er loven for de enkelte registrene som avgjør hvem som er meldepliktig. For noen av registrene kan vi slette opplysninger uten at vi mottar melding om det.

Som offentlig organ er vi underlagt reglene i arkivloven med forskrifter, og vi arkiverer dokumenter etter nærmere bestemmelser i denne loven. Loven regulerer blant annet adgangen til å rette og slette arkivmateriale. Dette betyr at vi i mange tilfeller må lagre registrerte opplysninger i historiske arkiv også etter de er offisielt slettet fra registrene. Dette medfører at sletting fra registrene i de fleste tilfeller ikke innebærer en fysisk sletting, men at opplysningene blir fjernet fra de offisielle registrene, og overført til historiske arkiv.

Rett til å protestere på behandlingen

Noen ganger kan du ha rett til å protestere på behandlingen av personopplysningene dine. Dette gjelder ikke hvis vi behandler personopplysningene dine som følge av at det er lovbestemt, eller hvis det er nødvendig for å utføre en avtale du har med oss. Hvis du mener at vi ikke har rett til å behandle personopplysninger om deg, ber vi deg om å kontakte oss.

Klage til Datatilsynet

Hvis du opplever noe du mener er brudd på personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet. Les mer om dette hos Datatilsynet.

Har du spørsmål til personvernerklæringen?

Personopplysninger som behandles i de enkelte register

Personopplysninger vi behandler i tillegg

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

En informasjonskapsel er en liten tekstfil som blir lagret på datamaskinen din når du laster inn en nettside. På brreg.no bruker vi informasjonskapsler til å lagre informasjon om valg du har gjort på siden, og til å fordele trafikken på serverene våre. Disse sletter vi automatisk når du avslutter nettleserøkta.