Kapittel 4: Styring og kontroll av virksomheten 

I 2023 har vi hatt oppmerksomhet på flere områder innen styring og kontroll. Det gjøres nærmere rede for dette i avsnitt 4.2 Helhetlig virksomhetsstyring.

Brønnøysundregistrene bruker mål- og resultatstyring som grunnleggende styringsprinsipp, og tildelingsbrev og strategiplanen gir et godt grunnlag for prioritering. Virksomhetsplanen er utarbeidet og fulgt opp, og økonomien følges opp mot budsjett og mål for besparelse i omstillingsplan gjennom planlagte revisjoner gjennom året. Porteføljestyringen bidrar til å balansere gjennomføringen av virksomhetens prosjekter, og vi har jobbet videre med å få produktteam og produktområdene inn i porteføljestyringen.

Vi har hatt god måloppnåelse på hovedmålene som er gitt av Nærings- og fiskeridepartementet. Unntaket er forsinkelse i hovedleveranse 3 i BRsys-prosjektet.

Vi skal innrette virksomheten vår slik at hovedmålene oppnås på en effektiv måte. I stort vurderes ressursbruken å være effektiv ut fra fastsatte mål, og vi jobber bevisst med å effektivisere og forbedre driften mest mulig.

Brønnøysundregistrene sine styringssystemer og internkontroll er forbedret, og bevisstgjøring og bruk av risikovurderinger og kompetanse på dette området har økt. Etaten har i all hovedsak gode prosesser for styring og kontroll, selv om det alltid er rom for forbedringer. Styringen i 2023 oppleves god.

Helhetlig virksomhetsstyring

Virksomhetsstyringen skal sikre måloppnåelse ved at vi planlegger og prioriterer oppgaver, fordeler ressursene og følger opp resultater. I helhetlig virksomhetsstyring ser vi flere vesentlige prosesser i sammenheng, og samlet sett har disse bidratt til god overordnet styring. Prosessene som omtales under har vært viktige for måloppnåelsen, samtidig er det kontinuerlig behov for forbedringer.

Ressursstyring

Ressursstyring innebærer planlegging og tildeling av ressurser slik at de rette ressursene er tilgjengelige for å løse prioriterte oppgaver. Brønnøysundregistrene jobber kontinuerlig med å forbedre ressursstyringen.

I 2023 innførte vi et nytt timeføringsverktøy. En intern undersøkelse viser at det er betydelig tidsbesparende for de ansatte. En annen effekt av endringen er bedre tilgang til statistikk for lederne og høyere kvalitet på statistikken som følge av enklere verktøy og lettere oppfølging. Arbeidet vil fortsette i 2024 for å forbedre ressursplanlegging og oppfølging, spesielt knyttet til prosjekt- og produktområdene.

Økonomistyring og virksomhetsplanlegging

Overordnet virksomhetsplan inneholder de viktigste prioriteringene og tiltakene for å oppnå målene på kort sikt. Virksomhetsplanen er utarbeidet og fulgt opp gjennom året.

Vårt digitale styringsverktøy er et viktig bidrag for å systematisk og effektivt styre prosjekter og aktiviteter. Alle relevante interessenter kan gjennom verktøyet følge med på fremdriften og gjøre nødvendige justeringer.

Økonomien har vært nøye fulgt opp i forhold til budsjettet og målene for besparelser gjennom planlagte revisjoner gjennom året, og vi har holdt oss innenfor tildelte rammer og fullmakter.

Risikostyring

Vi har etablert et felles rammeverk som beskriver hvordan Brønnøysundregistrene benytter risikostyring i helhetlig virksomhetsstyring. Dette bidrar til å forbedre identifisering av risiko, avdekke forhold og følge opp risikoer som kan være en trussel mot utøvelsen av oppdragene våre.

Risikobildet for overordnet måloppnåelse består av flere vedvarende risikoer på tross av planlagte og igangsatte tiltak. Status ved årets slutt:

• Risikoen for ulike cybersikkerhetsscenarier er vedvarende høy på grunn av økende kompleksitet i det digitale trusselbildet, men vi har ikke vært utsatt for kritiske hendelser med vesentlige konsekvenser for brukerne. Aktiviteter i Cybersikkerhetsprogrammet og i linjen vil kunne ta ned risiko på sikt. Vi har som mål å etterleve e-forvaltningsforskriften og sikkerhetsloven godt nok innen 2024.
• Med ekstra tilførsel av ressurser første halvår, ble saksbehandlingstiden innenfor, eller nært, mål i alle våre registre, foruten søknad- og klagesaksbehandlingen knyttet til forsinkelsesgebyr. Arbeidet for å beholde saksbehandlingstiden på mål fortsetter i 2024.
• Det er fortsatt utfordrende å rekruttere kritisk kompetanse, spesielt IT-ressurser med erfaring og juridisk kompetanse. Systematisk arbeid med rekruttering, strategisk kompetansestyring og eget utdanningsløp for IT-opplæring kan ta ned risiko på sikt, men vi er også avhengig av at markedet for teknologisk kompetanse bedrer seg.
• Vi har sikret halvparten av finansieringen for å kunne reetablere tjenestene våre på den nye Altinn 3-plattformen. Det er fortsatt risiko knyttet til restfinansiering og forsinkelser som kan føre til at den gamle plattformen utfases før alle tjenestene er etablert på ny plattform.
• Prosjekt BRsys har hatt lavere fremdrift i hovedleveranse 3 enn opprinnelig planlagt. Det er iverksatt tiltak for bedre kostnadseffektivitet i 2024 og prosjektet er høyt prioritert i prosjektporteføljen.

Vi fortsetter i 2024 med å forbedre risikostyring og risikoforståelse i organisasjonen.

Porteføljestyring

I 2023 hadde vi en prosjektportefølje på 12 prosjekter. Ca. 20 prosent av de ansattes tid er bidrag i prosjektarbeid. Det ble bevilget 231,7 MNOK til prosjekter over Nærings- og Fiskeridepartementet sine kapittel til Brønnøysundregistrene i 2023 og dette utgjorde 31,7 prosent av total bevilgning for Brønnøysundregistrene i 2023. For å sikre effektiv bruk av ressurser og midler, har etaten et porteføljeråd som sørger for en helhetlig og kontinuerlig porteføljestyring. Der vurderes prosjektenes lønnsomhet, de prioriteres, balanseres med hensyn til tilgjengelige ressurser, og der følges de opp. Porteføljerådet rapporterer til toppledelsen som vedtar porteføljeplanen for året.

I 2024 planlegger vi utvidelse av porteføljestyringen til å inkludere enkelte produktområder.

Sikkerhetsstyring

Brønnøysundregistrene er underlagt sikkerhetsloven. Dette stiller strenge krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet på data. Vi styrer sikkerhetsarbeidet for å oppnå og opprettholde et forsvarlig sikkerhetsnivå, basert på den risiko vi er eksponert for. Vi følger tett på det nasjonale risiko- og trusselbildet og vår vurdering er at vi ikke er unntatt de generelle trendene i dagens trussellandskap.

Som en del av risikostyringen er det viktig å kartlegge virksomhetens eksterne avhengigheter og hvilke verdikjeder vi inngår i, og dette har vi gjennomført. Slike leveransekjeder bidrar til viktig informasjon og er sentralt i arbeidet vårt for å sikre de nasjonale registrene våre på best mulig måte fremover.

Sikkerhetsstyringen inngår i en risikobasert virksomhetsstyring, og bidrar til god styring av sikkerhetsrisikoer og prioriterte tiltak. Vi forbedrer kontinuerlig både sikkerhetsstyring og operasjonalisering av informasjonssikkerhet.

Formålet med pågående aktiviteter i etablert sikkerhetsprogram og linjebaserte aktiviteter, er å bidra til å gjennomføre samfunnsoppdraget og sikre at definerte krav til informasjonssikkerhet etterleves og innpasses i beslutninger, handlinger, styring, rapportering og kultur.

I sikkerhetsarbeidet følger vi aktivt Nasjonal sikkerhetsmyndighets (NSM) Grunnprinsipper for IKT-sikkerhet og Sikkerhetsstyring for å prioritere de viktigste prinsippene og anbefalte tiltak. Slik vil også flere av de tekniske anbefalingene og tiltakene gitt i «Nasjonal strategi for digital sikkerhet» bli fulgt opp.

Vi gjennomfører periodevise modenhetsvurderinger av NSM sine grunnprinsipper. På denne måten kan vi dokumentere og evaluere oppfyllelse og etterlevelse av kravene i grunnprinsippene.

Gjennom styringssystemet for sikkerhet, jevnlige modenhetsvurderinger og styringsparametre for sikkerhet, får vi god innsikt og dokumentert tilstand på oppfyllelse og etterlevelse av sikkerhet gitt i regelverk og grunnprinsipper. Ved å gjennomføre tiltakene og aktivitetene for 2024 vil vi forbedre og sikre etterlevelse av eForvaltningsforskriften.

Se også kap.4.7 Andre føringer – Oppfølging av sikkerhet og beredskap for mer informasjon om sikkerhetsarbeidet.

Kompetansestyring

Vi har som mål å være en attraktiv og fleksibel kunnskapsorganisasjon. Dette innebærer at riktig kompetanse må være på plass til riktig tid. Alle ansatte må styrke sin kunnskap, sine ferdigheter og sine holdninger i møtet med fremtidens kompetansebehov.

I 2022 implementerte vi arbeidet med strategisk kompetansestyring, og hver avdeling arbeidet frem sin strategiske kompetanseplan. I årsskiftet 2023/2024 er alle avdelingene i prosess med å revidere og justere sine planer, i tråd med den nye strategien vår. Ett av tiltakene som planlegges, er et internt IT-studium for egne ansatte for å imøtekomme behovet for IT-kompetanse. Studiet vil være med på å dreie organisasjonens kompetanse innen både IT og produktorganisering.

Brønnøysundregistrene har fortsatt utfordringer når det gjelder rekruttering av kritisk kompetanse. Det gjelder spesielt fagpersoner med lang erfaring innen IT og juridisk kompetanse. Vi gjennomførte et krafttak på rekruttering og onboarding som resulterte i flere tiltak, blant annet etablering av ei gruppe med BR-promotører som skal delta i rekrutterings- og profileringsarbeid. Onboardingsprosessen er forbedret, og fadderoppgaver og faste arrangement for nyansatte er etablert. Dette gir raskere innføring i arbeidsoppgaver og i arbeidsmiljøet, og kan bidra til å beholde medarbeidere.

Høsten 2023 ble det etablert et rekrutteringssamarbeid med Brønnøy kommune og Digitaliseringsdirektoratet for å få større kraft og gjennomføringsevne i arbeidet med å få rekruttert kvalifisert arbeidskraft.

Styring av offentlige anskaffelser

Anskaffelser har stor strategisk og kostnadsmessig betydning for virksomheten.

Brønnøysundregistrene har et betydelig behov for spesialistkompetanse og teknologi. På grunn av høy aktivitet i prosjekter, har det blitt gjennomført svært mange anskaffelser av konsulentbistand, særlig innen systemutvikling. Vi har lyktes med å få tak i godt kvalifiserte konsulenter.

Anskaffelser gjennomføres i henhold til anskaffelsesregelverket, i prioritert rekkefølge og i henhold til interne rutiner som ivaretar budsjett for anskaffelsen og håndtering av risiko. Vi har blant annet oppdatert kontraktskravene for innleie av konsulenter som følge av endringen i regelverket for bemanningsforetak.

Majoriteten av anskaffelsene våre er innleie av konsulentbistand. Vi reduserer klimaavtrykket ved å minimere krav til tilstedeværelse i Brønnøysund til det som er høyst nødvendig av hensyn til oppgavene. Andre varer og tjenester som påvirker miljøet, bestilles i all hovedsak på statens fellesavtaler, hvor vi forutsetter at miljøkrav er ivaretatt i anskaffelsesprosessene.

I tråd med økt bruk av konsulenttjenester, øker også behovet for å ha en god oppfølging av leveranser, kostnadskontroll og informasjonssikkerhet i hele leverandørkjeden. Vi jobber med å forbedre leverandørstyring/ kontraktsoppfølging og å sikre tilstrekkelig kapasitet i hele anskaffelsesprosessen.

Klikk her for å lese hele rapporten