Kapittel 4: Styring og kontroll av verksemda

I 2023 har vi hatt merksemd på fleire område innan styring og kontroll. Det blir gjort nærare greie for dette i avsnitt 4.2 Heilskapleg verksemdstyring.

Brønnøysundregistera bruker mål- og resultatstyring som grunnleggande styringsprinsipp, og tildelingsbrev og strategiplanen gir eit godt grunnlag for prioritering. Verksemdsplanen er utarbeidd og følgt opp, og økonomien blir følgt opp mot budsjett og mål for innsparing i omstillingsplan gjennom planlagde revisjonar gjennom året. Porteføljestyringa bidrar til å balansere gjennomføringa av verksemda sine prosjekt, og vi har jobba vidare med å få produktteam og produktområda inn i porteføljestyringa.

Vi har hatt god måloppnåing på hovudmåla som er gitt av Nærings- og fiskeridepartementet. Unntaket er forseinkinga i hovudleveranse 3 i BRsys-prosjektet.

Vi skal innrette verksemda vår slik at hovudmåla blir oppnådde på ein effektiv måte. I stort blir ressursbruken vurdert å vere effektiv ut frå fastsette mål, og vi jobbar bevisst med å effektivisere og forbetre drifta mest mogleg.

Brønnøysundregistera sine styringssystem og internkontroll er forbetra, og bevisstgjering og bruk av risikovurderingar og kompetanse på dette området har auka. Etaten har i all hovudsak gode prosessar for styring og kontroll, sjølv om det alltid er rom for forbetringar. Styringa i 2023 blir opplevd som god.

Heilskapleg verksemdstyring

Verksemdstyringa skal sikre måloppnåing ved at vi planlegg og prioriterer oppgåver, fordeler ressursane og følger opp resultat. I heilskapleg verksemdstyring ser vi fleire vesentlege prosessar i samanheng, og samla sett har desse bidratt til god overordna styring. Prosessane som blir omtala under har vore viktige for måloppnåinga, samtidig er det kontinuerleg behov for forbetringar.

Ressursstyring

Ressursstyring inneber planlegging og tildeling av ressursar slik at dei rette ressursane er tilgjengelege for å løyse prioriterte oppgåver. Brønnøysundregistera jobbar kontinuerleg med å forbetre ressursstyringa.

I 2023 innførte vi eit nytt timeføringsverktøy. Ei intern undersøking viser at det er betydeleg tidssparande for dei tilsette. Ein annen effekt av endringa er betre tilgang til statistikk for leiarane og høgare kvalitet på statistikken som følge av enklare verktøy og lettare oppfølging. Arbeidet vil fortsette i 2024 for å forbetre ressursplanlegging og oppfølging, spesielt knytt til prosjekt- og produktområda.

Økonomistyring og verksemdsplanlegging

Overordna verksemdsplan inneheld dei viktigaste prioriteringane og tiltaka for å oppnå måla på kort sikt. Verksemdsplanen er utarbeidd og følgt opp gjennom året.

Det digitale styringsverktøyet vårt er eit viktig bidrag for å systematisk og effektivt styre prosjekt og aktivitetar. Alle relevante interessentar kan gjennom verktøyet følge med på framdrifta og gjere nødvendige justeringar.

Økonomien har vore nøye følgt opp i forhold til budsjettet og måla for innsparingar gjennom planlagte revisjonar gjennom året, og vi har halde oss innanfor tildelte rammer og fullmakter.

Risikostyring

Vi har etablert eit felles rammeverk som beskriv korleis Brønnøysundregistera bruker risikostyring i heilskapleg verksemdstyring. Dette bidrar til å forbetre identifisering av risiko, avdekke forhold og følge opp risikoar som kan vere ein trussel mot utøving av oppdraga våre.

Risikobildet for overordna måloppnåing består av fleire vedvarande risikoar på trass av  tiltak som er planlagde og sette i gang. Status ved årets slutt:

• Risikoen for ulike cybersikkerheitsscenarier er vedvarande høg på grunn av aukande kompleksitet i det digitale trusselbildet, men vi har ikkje vore utsett for kritiske hendingar med vesentlege konsekvensar for brukarane. Aktivitetar i Cybersikkerheitsprogrammet og i linja vil kunne ta ned risiko på sikt. Vi har som mål å etterleve e-forvaltningsforskrifta og sikkerheitslova godt nok innan 2024.
• Med ekstra tilføring av ressursar første halvår, blei saksbehandlingstida innanfor, eller nært, mål i alle registera våre, forutan søknad- og klagesaksbehandlinga knytta til forseinkingsgebyr. Arbeidet for å halde saksbehandlingstida på mål fortsett i 2024.
• Det er framleis utfordrande å rekruttere kritisk kompetanse, spesielt IT-ressursar med erfaring og juridisk kompetanse. Systematisk arbeid med rekruttering, strategisk kompetansestyring og eige utdanningsløp for IT-opplæring kan ta ned risiko på sikt, men vi er også avhengig av at marknaden for teknologisk kompetanse betrar seg.
• Vi har sikra halvparten av finansieringa for å kunne reetablere tenestene våre på den nye Altinn 3-plattforma. Det er framleis risiko knytta til restfinansiering og forseinkingar som kan føre til at den gamle plattforma blir fasa ut før alle tenestene er etablerte på ny plattform.
• Prosjekt BRsys har hatt lågare framdrift i hovudleveranse 3 enn opphavleg planlagt. Det er sett i verk tiltak for betre kostnadseffektivitet i 2024 og prosjektet er høgt prioritert i prosjektporteføljen.

Vi fortsett i 2024 med å forbetre risikostyring og risikoforståing i organisasjonen.

Porteføljestyring

I 2023 hadde vi ein prosjektportefølje på 12 prosjekt. Ca. 20 prosent av dei tilsette si tid er bidrag i prosjektarbeid. Det blei tildelt 231,7 MNOK til prosjekt over Nærings- og Fiskeridepartementet sine kapittel til Brønnøysundregistera i 2023 og dette utgjorde 31,7 prosent av total tildeling for Brønnøysundregistera i 2023. For å sikre effektiv bruk av ressursar og midlar, har etaten eit porteføljeråd som sørger for ei heilskapleg og kontinuerlig porteføljestyring. Der blir prosjekta si lønnsomheit vurdert, dei blir prioriterte, balanserte med omsyn til tilgjengelege ressursar, og der blir dei følgt opp. Porteføljerådet rapporterer til toppleiinga som vedtar porteføljeplanen for året.

I 2024 planlegg vi utviding av porteføljestyringa til å inkludere enkelte produktområde.

Sikkerheitsstyring

Brønnøysundregistera er underlagd sikkerheitslova. Dette stiller strenge krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelegheit på data. Vi styrer sikkerheitsarbeidet for å oppnå og oppretthalde eit forsvarleg sikkerheitsnivå, basert på den risikoen vi er eksponert for. Vi følger tett på det nasjonale risiko- og trusselbildet og vurderinga vår er at vi ikkje er unntatt dei generelle trendane i dagens trussellandskap.

Som ein del av risikostyringa er det viktig å kartlegge verksemda sine eksterne bindingar og kva verdikjeder vi inngår i, og dette har vi gjennomført. Slike leveransekjeder bidrar til viktig informasjon og er sentralt i arbeidet vårt for å sikre dei nasjonale registera våre på best mogleg måte framover.

Sikkerheitsstyringa inngår i ei risikobasert verksemdstyring, og bidrar til god styring av sikkerheitsrisikoar og prioriterte tiltak. Vi forbetrer kontinuerleg både sikkerheitsstyring og operasjonalisering av informasjonssikkerheit.

Formålet med pågåande aktivitetar i etablert sikkerheitsprogram og linjebaserte aktivitetar, er å bidra til å gjennomføre samfunnsoppdraget og sikre at definerte krav til informasjonssikkerheit blir etterlevd og innpassa i avgjerder, handlingar, styring, rapportering og kultur.

I sikkerheitsarbeidet følger vi aktivt Nasjonal sikkerheitsmyndigheit sine (NSM) Grunnprinsipp for IKT-sikkerheit og Sikkerheitsstyring for å prioritere dei viktigaste prinsippa og anbefalte tiltak. Slik vil også fleire av dei tekniske anbefalingane og tiltaka gitt i «Nasjonal strategi for digital sikkerheit» bli følgt opp.

Vi gjennomfører periodevise mogenskapsvurderingar av NSM sine grunnprinsipp. På denne måten kan vi dokumentere og evaluere oppfyllinga og etterlevinga av krava i grunnprinsippa.

Gjennom styringssystemet for sikkerheit, jamnlege mogenskapsvurderingar og styringsparametrar for sikkerheit, får vi god innsikt og dokumentert tilstand på oppfylling og etterleving av sikkerheit gitt i regelverk og grunnprinsipp. Ved å gjennomføre tiltaka og aktivitetane for 2024 vil vi forbetre og sikre etterleving av eForvaltningsforskrifta.

Sjå også kap.4.7 Andre føringar – Oppfølging av sikkerheit og beredskap for meir informasjon om sikkerheitsarbeidet.

Kompetansestyring

Vi har som mål å vere ein attraktiv og fleksibel kunnskapsorganisasjon. Dette inneber at riktig kompetanse må vere på plass til riktig tid. Alle tilsette må styrke kompetansen sin, ferdigheitene sine og holdningane sine i møte med framtida sitt kompetansebehov.

I 2022 implementerte vi arbeidet med strategisk kompetansestyring, og kvar avdeling arbeidde fram den strategiske kompetanseplanen sin. I årsskiftet 2023/2024 er alle avdelingane i prosess med å revidere og justere planane sine, i tråd med den nye strategien vår. Eitt av tiltaka som er planlagt, er eit internt IT-studium for eigne tilsette for å imøtekome behovet for IT-kompetanse. Studiet vil vere med på å dreie organisasjonen sin kompetanse innan både IT og produktorganisering.

Brønnøysundregistera har fortsatt utfordringar når det gjeld rekruttering av kritisk kompetanse. Det gjeld spesielt fagpersonar med lang erfaring innan IT og juridisk kompetanse. Vi gjennomførte eit krafttak på rekruttering og onboarding som resulterte i fleire tiltak, blant anna etablering av ei gruppe med BR-promotørar som skal delta i rekrutterings- og profileringsarbeid. Onboardingsprosessen er forbetra, og fadderoppgåver og faste arrangement for nytilsette er etablert. Dette gir raskare innføring i arbeidsoppgåver og i arbeidsmiljøet, og kan bidra til å behalde medarbeidarar.

Hausten 2023 blei det etablert eit rekrutteringssamarbeid med Brønnøy kommune og Digitaliseringsdirektoratet for å få større kraft og gjennomføringsevne i arbeidet med å få rekruttert kvalifisert arbeidskraft.

Styring av offentlege anskaffingar

Anskaffingar har stor strategisk og kostnadsmessig betydning for verksemda.

Brønnøysundregistera har eit betydeleg behov for spesialistkompetanse og teknologi. På grunn av høg aktivitet i prosjekt, har det blitt gjennomført svært mange anskaffingar av konsulentbistand, særleg innan systemutvikling. Vi har lykkast med å få tak i godt kvalifiserte konsulentar.

Anskaffingar blir gjennomførte i samsvar med anskaffingsregelverket, i prioritert rekkefølge og i samsvar med interne rutiner som ivaretar budsjett for anskaffing og handtering av risiko. Vi har blant anna oppdatert kontraktskrava for innleige av konsulentar som følge av endringar i regelverket for bemanningsføretak.

Majoriteten av anskaffingane våre er innleige av konsulentbistand. Vi reduserer klimaavtrykket ved å minimere krav til nærvær i Brønnøysund til det som er høgst nødvendig av omsyn til oppgåvene. Andre varer og tenester som påverkar miljøet, blir i all hovudsak bestilt på staten sine fellesavtalar, der vi forutset at miljøkrav er ivaretatt i anskaffingsprosessane.

I tråd med auka bruk av konsulenttenester, auker også behovet for å ha ei god oppfølging av leveransar, kostnadskontroll og informasjonssikkerheit i heile leverandørkjeden. Vi jobbar med å forbetre leverandørstyring/ kontraktsoppfølging og å sikre tilstrekkeleg kapasitet i heile anskaffingssprosessen.

Klikk her for å lese heile rapporten